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Team Assistant

TMF Group
Standort:
Luxembourg
Gehalt:
-
Letzte Aktualisierung:
Sonntag, 17. September 2017
Vertragstyp:
Unbefristeter Vertrag
Stunden:
Vollzeit
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Stellenbeschreibung

Are you looking for a new opportunity in dealing with international clients? Are you a team player? Are you looking for opportunities to develop yourself through experience and training? And make use of the many possibilities to grow in a large and international organization with presence in 80 countries? TMF Group in Luxembourg is currently looking for a:


Team Assistant

Full time - Luxembourg

Job Purpose:

The Team Assistant provides secretarial, clerical and administrative support to all the members of the team and coordinates and implements office procedures within the team. The Team Assistant deals with telephone and email enquiries, creates and maintains filing systems.

Your profile:

  • Administrative qualifications
  • Ideally 1-2 years of experience in a trust business or similar environment in Luxembourg
  • Fluent in English
  • Attention to details
  • Sound organizational skills
  • Good computer skills

Key Responsibilities:

  • Picking up mail from the filing room and reception between 9h15 and 9h45 in the morning + 2nd round in the afternoon
  • Scan and distribute documents to the relevant team members the same day they have been received
  • Filing all necessary documentation in Viewpoint according to the office procedures
  • Updating physical and electronic files in the firm’s system whenever necessary
  • Updating corporate records according to naming convention
  • Covering for the team’s phones at all time and being the first point of contact for clients and colleagues
  • Covering for other Team Assistants (from both client administration and legal teams) when he/she is away
  • Preparing all documents and checklists for Client Administration/Legal Team Assistants to ensure a good backup in case of absence
  • Preparing cover letters
  • Arranging for signature and execution of documents before cut off times or deadlines
  • Accurate and timely preparation and execution of payment instructions
  • Preparation of board packs
  • Backup reception
  • Complete on a daily basis his/her time-writing to ensure appropriate chargeability and proper invoicing of the work performed on behalf of clients

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